Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny, który od 1 kwietnia 2026 roku stanie się obowiązkowy dla prawie wszystkich przedsiębiorców w Polsce. Pozwala on na wystawianie, odbieranie i przechowywanie ustrukturyzowanych faktur w formacie XML, co zastąpi dotychczasowe faktury papierowe i elektroniczne.
W roku 2026 zdecydowana większość firm nie będzie miała już możliwości wystawiania i wysyłania faktur w formie tradycyjnej. Przedsiębiorcy będą mieli obowiązek wystawiania faktur w jednolitym formacie XML zgodnym ze strukturą logiczną e-faktury. System umożliwia odbiór faktur zakupu ustrukturyzowanych od kontrahentów. Faktury będą przechowywane w systemie przez okres do 10 lat. KSeF nada każdej fakturze unikalny numer, który będzie służył do identyfikacji i weryfikacji.
Zgodnie z przepisami:
- 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania e-faktur będą miały firmy, które w 2024 roku przekroczyły wartość sprzedaży: 200 mln zł;
- 1 kwietnia 2026 r. powstanie obowiązek wdrożenia KSeF przez pozostałych przedsiębiorców, niezależnie od wielkości i statusu rejestracji w VAT.
Okres przejściowy do końca roku będzie dotyczył jedynie mikrofirm, u których łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku nie przekracza 10 000 zł miesięcznie. Niemniej już od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą obowiązani otrzymywać już faktury w KSeF.
Po wystawieniu faktury będzie ona weryfikowana przez KSeF i dopiero po akceptacji zostanie nadany jej numer i będzie mogła być pobrana przez kontrahenta.
Środowisko testowe KSeF 2.0. zostanie uruchomione 30 września 2025 r. Od listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli sprawdzić, jak działa Aplikacja 2.0. w nowej odsłonie, tj. uwierzytelnić się, nadawać testowo uprawniania, wystawiać i otrzymywać testowe „faktury”. Jeśli podatnik będzie korzystał z innych dostępnych na rynku aplikacji do wystawiania faktur, zintegrowanych z API KSeF 2.0. powinien zweryfikować u swojego dostawcy oprogramowania czy zapewnia on możliwość wcześniejszego testowania systemu. Zalecane jest bowiem sprawdzenie, jak działa dane narzędzie jeszcze przed 1 kwietnia 2026 r., aby zaznajomić się z nowymi funkcjonalnościami i pewnie poruszać się w nim w okresie, gdy KSeF stanie się obowiązkowy.
Aby korzystać z KSeF (móc wystawiać faktury przychodowe i pobierać faktury kosztowe) użytkownik nie musi zakładać konta w systemie. Korzystanie z KSeF wymaga jednak weryfikacji posiadanych uprawnień oraz uwierzytelnienia się w systemie. W przypadku osób fizycznych uwierzytelnienie jest możliwe za pomocą podpisu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Po uwierzytelnieniu się w systemie dana osoba może korzystać z KSeF samodzielnie lub nadawać uprawnienia do korzystania z KSeF innym osobom lub podmiotom (np. biuru rachunkowemu). Odbywa się to w sposób elektroniczny. Dzięki temu biuro rachunkowe będzie miało dostęp do faktur, będzie mogło w imieniu klienta wystawiać faktury i nadawać uprawnienia swoim pracownikom.
Podatnicy niebędący osobami fizycznymi (np. spółki) mogą upoważnić daną osobę do korzystania z KSeF poprzez wysłanie papierowo lub elektronicznie (przez ePUAP) zawiadomienia ZAW-FA. Dzięki temu zawiadomieniu dana osoba będzie uprawniona m.in. do zarządzania uprawnieniami, wystawiania faktur i dostępu do faktur.
Certyfikat KSeF to dodatkowe, cyfrowe narzędzie kryptograficzne potwierdzające tożsamość osoby lub podmiotu, które będzie wydawane przez Centrum Certyfikacji Ministerstwa Finansów i pozwoli między innymi na wystawianie faktur offline (w sytuacjach niedostępności/awarii systemu KSeF.
Udostępniono czteroczęściowy podręcznik KSeF 2.0 w PDF, który obejmuje m.in. uwierzytelnianie, tokeny, wystawianie faktur, JST i grupy VAT oraz ruszył cykl bezpłatnych szkoleń „Środy z KSeF” – od 24 września do połowy grudnia 2025 r. w całej Polsce.