Począwszy od 25 maja 2018 roku wejdzie w życie nowe rozporządzenie o ochronie danych osobowych dotyczące przepisów RODO.
Obowiązek RODO obejmuje wszystkie typy spółek — od osób prowadzących samodzielnie działalność gospodarczą przez małe firmy po korporacje. Jednym z najważniejszych problemów będzie dostosowanie do nowych regulacji elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) w firmie.
Pierwszym krokiem w wyborze rozwiązania do obiegu dokumentów jest ocena i przeanalizowanie rodzajów ryzyka, jakie występują w branży i w samej firmie. Dokonując tego wyboru, warto pamiętać, że na żądanie instytucji i urzędów nadzorujących wykonanie RODO będzie trzeba wykazać, że dane rozwiązanie zostało dobrane pod kątem zgodności z zasadami przetwarzania danych.
Następnym etapem jest sprawdzenie polityki bezpieczeństwa i instrukcji zarządzania systemem informatycznym oraz ich aktualizacja. Przedsiębiorcy będą musieli wskazać środki bezpieczeństwa i procedury bezpiecznego przetwarzania danych, w tym również działań, jakie muszą być podjęte na wypadek ich wycieku.
W polityce bezpieczeństwa przygotowanej przez firmę muszą znaleźć się wykazy zabezpieczeń fizycznych i technicznych, określenie, gdzie dokładnie przetwarzane są dane, oraz spis programów, jakie używane są do ich przetwarzania. Drugim elementem jest instrukcja. To praktyczny spis procedur bezpieczeństwa stosowanych w firmie, dotyczący typów nadawanych uprawnień, uwierzytelniania, autoryzacji oraz stosowania i rozwoju narzędzi programistycznych. Oba te dokumenty to podstawa przy wyborze nowego dostawcy systemu elektronicznego obiegu dokumentów — zwłaszcza jeśli taki system ma być rozwiązaniem opracowanym od podstaw przez zewnętrznego dostawcę.
Następnym krokiem jest przeszkolenie wszystkich pracowników zajmujących się przetwarzaniem danych osobowych.
Podmiot przetwarzający dane na zlecenie np. biuro rachunkowe powinien zawrzeć z administratorem danych tzw umowę powierzenia w której zostaną określone zasady przetwarzania danych. (upoważnienie do przetwarzania danych osobowych). Zgoda może być wyrażona w dowolnej formie.