Sprawozdania finansowe muszą mieć wyłącznie formę elektroniczną. Ważna jest więc data sporządzenia sprawozdania, a nie dzień bilansowy, na który to sprawozdanie się sporządza. Ponadto, dla podmiotów wpisanych do KRS, sprawozdanie musi mieć określoną strukturę logiczną oraz format. Sprawozdanie w postaci elektronicznej muszą również przygotować podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe (art. 45 ust. 8a ustawy o PIT).

Należy pamiętać, że od 1 października 2018 r. papierowa forma sprawozdań finansowych przestaje obowiązywać. Każdy wydruk stanowi tylko kopię sprawozdania finansowego.

ELEMENTY SPRAWOZDANIA TO:

– bilans,

– rachunek zysków i strat,

– informacja dodatkowa,

–  zestawienie zmian w kapitale własnym i rachunek przepływów pieniężnych (dotyczy podmiotów, które podlegają obowiązkowi corocznego badania przez biegłego rewidenta),

–  nota objaśniająca do podatku dochodowego.

Dodatkowe informacje i objaśnienia (poza notą podatkową) mogą mieć dowolną formę – oczywiście również elektroniczną. Dla jednostek, które nie mają obowiązku sporządzać niektórych elementów sprawozdania (rachunek przepływów pieniężnych, zestawienie zmian w kapitale własnym) oraz dla tych, które korzystają z uproszczeń, będzie możliwość zaznaczenia odpowiedniej opcji na etapie sporządzania sprawozdania.

SPRAWOZDANIE Z DZIAŁALNOŚCI

Przepisy dotyczące formy elektronicznej dotyczą również sprawozdania działalności (dla jednostek zobowiązanych do jego sporządzenia). Wymóg formy elektronicznej dotyczy jednostek wpisanych do KRS.

DATA PODPISU A DATA SPORZĄDZENIA

Sporządzone po 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe oraz sprawozdania z działalności opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym bądź podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Podpisy pod sprawozdaniem muszą złożyć wszyscy członkowie zarządu oraz osoba sporządzająca sprawozdanie finansowe.

Warto w szczególności zwrócić uwagę na to, że istotnego znaczenia nabierze moment złożenia podpisów elektronicznych na dokumentach, gdyż będzie on miał faktyczny wpływ na to, jaka będzie data sprawozdania finansowego.

SPRAWOZDANIE Z BADANIA

Forma elektroniczna dotyczy również sprawozdania z badania sprawozdania finansowego. Od 1 października 2018 r. wszystkie sporządzane przez biegłych rewidentów sprawozdania z badania mają wyłącznie formę elektroniczną i są podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym bądź podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Podobnie jak w przypadku sprawozdań finansowych, forma papierowa będzie tylko kopią. Data sprawozdania z badania i data opatrzenia go podpisem elektronicznym powinny być takie same.

SKŁADANIE DO KRS ORAZ ORGANÓW PODATKOWYCH

Przepisy dotyczące terminów składania dokumentów finansowych do KRS nie uległy zmianie. Inna jest jednak ich forma. Dokumenty finansowe sporządzone od 1 października 2018 r. są przyjmowane do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) KRS tylko w formie elektronicznej, opisanej powyżej. Nie można złożyć już skanów podpisanych dokumentów, tak jak to było w okresie przejściowym, od kwietnia do końca września 2018 roku. Dokumenty do RDF KRS mogą składać aktualnie reprezentanci podmiotu, reprezentanci oddziału przedsiębiorcy zagranicznego oraz prokurenci. Warunkiem złożenia dokumentów przez te osoby jest posiadanie i ujawnienie w KRS ich numeru PESEL.

Dokumenty zamieszczone w repozytorium zostaną przekazane do organów podatkowych, tak więc nie będzie już obowiązku składania sprawozdań finansowych do organów podatkowych.

Podatnicy CIT, niewpisani do KRS, przekazują sprawozdanie do właściwego urzędu skarbowego w wersji elektronicznej.

Podatnicy PIT, prowadzący księgi rachunkowe, przekazują sprawozdania finansowe Szefowi KAS (Krajowa Administracja Skarbowa), za pomocą stosownego udostępnionego na stronie internetowej MF interfejsu.