Przy zakupie z USA konieczne jest posiadanie faktury, rachunku bądź umowy kupna. Dokument ten będzie podstawą do ujęcia w księdze przychodów i rozchodów. W przypadku importu otrzymana faktura nie powinna zawierać naliczonego podatku VAT.

Co do zasady księgowania wydatków dokonuje się w dacie wystawienia dokumentu zakupu (zgodnie z Art. 22 ust. 6b ustawy o PIT).

Przedsiębiorcy prowadzący KPiR powinni mieć na uwadze również zapisy wynikające z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. W par. 17 ust 1. określono, że zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. W takim wypadku sporządza się dodatkowo opis, będący podstawą do księgowania. Przepis ten odnosi się do dostaw towarów, które mają miejsce przed wystawieniem faktury.

Wyjątkiem w tym zakresie jest powierzenie prowadzenia księgi biuru rachunkowemu, do którego dokumenty księgowe zbiorczo przekazywane są już po zakończonym miesiącu. W takim wypadku zapisy są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dostarczonych dowodów, maksymalnie do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Jeśli dostawa towaru nastąpi w tym samym miesiącu, co wystawienie faktury, to wydatek ten zostanie zaksięgowany zgodnie z datą wystawienia dokumentu zakupu.

W przypadku gdy dostawa towarów ma miejsce później niż wystawienie faktury, co jest częstym zdarzeniem przy imporcie m.in. z USA, księgowanie zgodnie z datą wystawienia faktury zakupu.

Jeżeli przy imporcie naliczane jest cło, to jego księgowania dokonuje się z datą wystawienia dokumentu celnego (SAD lub PZC).

Różnice kursowe przy zakupach w walutach obcych

Zakupy towarów z USA dokonywane są zwykle w dolarach amerykańskich. Stąd jeżeli zapłata również następuje w walucie obcej, to należy mieć na uwadze konieczność wyliczenia różnic kursowych. Do przeliczenia wartości z USD na PLN należy zastosować:

a) w przypadku faktury zakupu – średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury,

b) w przypadku płatności dokonanej z rachunku bankowego:

– walutowego – średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania zapłaty,

– złotówkowego, w którym należność pobrano w walucie obcej – kurs faktycznie zastosowany przez bank.

Od przeliczonej na PLN wartości za fakturę należy odjąć faktyczną kwotę zapłaty. W przypadku otrzymania kwoty:

– dodatniej – będzie ona stanowić przychód, który ujmuje się w kolumnie 8 KPiR – pozostałe przychody,

– ujemnej – oznacza to poniesienie kosztu, który księguje się w kolumnie 13 KPiR – pozostałe wydatki.

Rozliczenie zakupu towarów z USA w deklaracji VAT

Sposób księgowania podatku VAT z tytułu importu towarów z USA zależy od tego, gdzie dokonywana jest odprawa celna (w Polsce czy też w innym kraju UE, np. w Niemczech) oraz czy mają zastosowanie zasady ogólne, czy też procedura uproszczona.

Odprawa w kraju – zasady ogólne

Jest to najczęściej występujący przypadek wśród przedsiębiorców dokonujących sporadycznie importu towaru. W takim wypadku podatek VAT opłacany jest od razu przy dostawie, zwykle pośrednikowi np. firmie kurierskiej. Podstawą do księgowania VAT jest otrzymany dokument celny SAD lub PZC, w którym wskazana jest podstawa opodatkowania i naliczony VAT. Warto podkreślić, że podstawa opodatkowania jest wyliczana zgodne z przepisami celnymi (art. 31a ust. 3 ustawy o VAT), a do niej dodawane jest również cło.

Czynni podatnicy VAT odliczą podatek od towarów i usług w dacie otrzymania dokumentu celnego, tak samo jak od innych wydatków krajowych. Odliczenie VAT przysługuje pod warunkiem, że zakup związany jest z działalnością opodatkowaną.

Odprawa w kraju – procedura uproszczona

Przedsiębiorcy, którzy regularnie dokonują importu towarów, mogą zdecydować się na zastosowanie procedury uproszczonej. Jest to tzw. odroczenie płatności podatku od towarów i usług, którego dokonuje się w deklaracji VAT za okres, w którym zostało przyjęte zgłoszenie celne. Jak rozliczyć zakup towarów z USA w takim wypadku? Samo księgowanie nie sprawia trudności. Transakcję wykazuje się po dwóch stronach deklaracji:

• w polu “Import towarów podlegający rozliczeniu zgodnie z art. 33a ustawy” – w tym miejscu następuje naliczenie podatku jak od sprzedaży,
• jeśli przedsiębiorcy przysługuje prawo do odliczenia VAT to również w polu “Nabycie towarów i usług zaliczanych u podatnika do środków trwałych” lub “Nabycie towarów i usług pozostałych”.

Aby móc korzystać z procedury uproszczonej, konieczne jest dopełnienie kilku warunków, jakie wskazuje ustawa o VAT:

• przedstawienie naczelnikowi urzędu celnego, przed którym przedsiębiorca dokonuje formalności związanych z importem towarów, wydanych nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dokonaniem importu zaświadczeń o braku zaległości w składkach na ubezpieczenie społeczne oraz w poszczególnych podatkach,
• potwierdzenie zarejestrowania jako czynnego podatnika VAT.

Odprawa w innym kraju UE

Zdarzają się również sytuacje, że odprawa celna ma miejsce w innym kraju Unii Europejskiej (jest zawsze dokonywana w pierwszym kraju UE, do którego dotrze dostawa).

Zgodnie z Art. 26a ust. 1 ustawy o VAT, miejscem importu towarów jest terytorium państwa członkowskiego, na którym towary znajdują się w momencie ich wprowadzenia na terytorium Unii Europejskiej.

W takim wypadku przedsiębiorca polski nie ma już do czynienia z importem towarów, tylko z transakcją wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT). To zagraniczny przedstawiciel fiskalny dokonuje rozliczenia i tym samym występuje jako podmiot w transakcji wewnątrzwspólnotowej.

Polski czynny podatnik VAT wykazuje taką transakcję jako WNT zarówno w deklaracji VAT-7, jak i w informacji podsumowującej VAT-UE (jako numer identyfikacyjny kontrahenta należy wskazać numer VAT-UE przedstawiciela fiskalnego, poprzedzony dwuliterowym kodem kraju, z którego pochodzi).